Maksud Memorandum

Memorandum ialah satu dokumen yang digunakan untuk merekodkan maklumat penting, arahan atau peringatan berkaitan sesuatu perkara.

Definisi dan Fungsi Memorandum

Memorandum, atau biasa disingkat sebagai memo, adalah dokumen bertulis yang biasanya digunakan dalam sesebuah organisasi atau pejabat untuk menyampaikan informasi ringkas dan penting kepada individu atau kumpulan tertentu.

Memorandum berfungsi sebagai nota rasmi yang membantu mengingati sesuatu perkara atau menyampaikan maklumat berkaitan tugas, perjumpaan, arahan, atau polisi dalam organisasi.

Dokumen ini biasanya disebarkan di kalangan pekerja atau anggota organisasi supaya semua pihak dapat mengambil maklum dan bertindak mengikut apa yang telah dibincangkan atau diarahkan.

Jenis-jenis Memorandum

• Memorandum Perjanjian – dokumen yang merekodkan syarat-syarat perjanjian atau persefahaman antara dua atau lebih pihak.
• Memorandum Perdagangan – digunakan dalam transaksi perniagaan untuk menyimpulkan sesuatu keputusan atau maklumat penting.
• Memorandum Persefahaman (MoU) – satu dokumen yang menyatakan kehendak atau garis tindakan di antara pihak-pihak tanpa mempunyai kekuatan undang-undang yang mengikat.
• Memorandum Dalaman – digunakan dalam sesebuah organisasi untuk komunikasi antara jabatan, seperti arahan kerja atau notis mesyuarat.

Ciri-ciri Memorandum

Memorandum biasanya ringkas, jelas dan padat agar mesej yang hendak disampaikan mudah difahami.

Ia ditulis dalam bentuk rasmi tetapi tidak terlalu panjang seperti surat rasmi atau laporan.

Memorandum juga biasanya disertakan dengan tarikh, nama pengirim, nama penerima, dan tajuk ringkas yang menggambarkan isi kandungan.

Kegunaan Memorandum dalam Organisasi

Dalam organisasi, memorandum sangat penting sebagai alat komunikasi dalaman yang mempercepatkan penyebaran maklumat.

Antara kegunaannya ialah:

• Mengumumkan perubahan dasar atau arahan baru.
• Memanggil mesyuarat atau mencatat kehadiran mesyuarat.
• Membuat laporan ringkas mengenai sesuatu kejadian atau hasil kerja.
• Menjadi dokumen rujukan bagi kemudahan pengurusan dan kawalan.

Memorandum dalam Konteks Syarikat

Bagi syarikat, memorandum amat penting khususnya dalam pendaftaran sesebuah syarikat dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).

Memorandum Persatuan adalah dokumen yang menjelaskan hubungan syarikat dengan pihak luar serta tujuan dan bidang perniagaan syarikat.

Dokumen ini wajib disediakan sebagai sebahagian daripada proses penubuhan syarikat dan mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh SSM.

Selain itu, dokumen Artikel Persatuan pula adalah dokumen yang mengatur tatacara dan peraturan dalaman syarikat seperti hak dan tanggungjawab pemegang saham dan pengurusan syarikat.

Justeru, kedua-dua dokumen ini penting untuk memastikan pengurusan syarikat berjalan dengan teratur dan mengikut undang-undang.

Cara Penyediaan Memorandum yang Betul

Memorandum perlu disediakan dengan menggunakan bahasa yang mudah difahami dan ringkas.

Tajuk memorandum hendaklah jelas dan menggambarkan isi kandungan.

Isi memorandum harus disusun secara teratur, mengikut poin atau perenggan yang logik supaya pembaca tidak keliru.

Selain itu, pastikan tarikh, nama pengirim dan penerima dinyatakan supaya rujukan di masa akan datang menjadi lebih mudah.

Kesimpulan

Memorandum adalah alat penting dalam komunikasi di pejabat, organisasi dan syarikat kerana ia membantu merekod dan menyampaikan maklumat penting dengan berkesan.

Memahami maksud dan fungsi memorandum adalah penting bagi memastikan dokumen ini digunakan dengan tepat dan memberi kesan positif dalam pengurusan serta operasi sesebuah entiti.